Notice de confidentialité

2. Quelles données traitons-nous ?

Les données traitées dépendent du formulaire que vous remplissez et de l’étape de votre inscription :

• Identité et contact: nom, prénom, e-mail, téléphone/WhatsApp, profil LinkedIn.
• Informations professionnelles: nom de l’entreprise, fonction, secteur, site web, pays et pays de résidence.
• Informations de participation: formule choisie, groupes de produits et besoins d’achat, code d’agent, préférences de rendez-vous, informations d’hébergement/transfert (uniquement dans la formule concernée), état du paiement.
• Documents de voyage: recueillis uniquement auprès des participants confirmés et en dehors du formulaire en ligne : données du passeport et informations de vol ; uniquement pour le badge, la lettre de confirmation de participation et l’organisation des transferts.
• Données techniques: horodatage de l’envoi, adresse IP (hachée), informations sur le navigateur ; à des fins de sécurité et de protection contre les robots.

3. Pourquoi les traitons-nous ?

Nous traitons vos données personnelles aux fins suivantes :

• Examiner votre demande et vous répondre
• Vérifier votre inscription
• Établir les factures pro forma, les contrats et les factures
• Organiser les rendez-vous B2B
• Gérer le badge, la lettre de confirmation de participation et, si la formule le prévoit, l’hébergement et les transferts
• Établir le décompte des commissions avec les agents
• Vous informer au sujet du forum
• Respecter nos obligations légales

4. Bases juridiques

Le traitement repose sur les dispositions suivantes de la KVKK :

• Art. 5/2-c : conclusion et exécution d’un contrat
• Art. 5/2-ç : respect d’une obligation légale
• Art. 5/2-f : intérêt légitime (sécurité des formulaires, suivi des demandes)
• Art. 5/1 : votre consentement explicite, pour la lettre d’information et, lorsque cela est requis, pour les transferts à l’étranger

5. Avec qui les partageons-nous ?

Vos données ne sont partagées qu’avec les destinataires suivants et uniquement dans la mesure nécessaire :

• L’équipe du forum et le personnel habilité de la société organisatrice
• L’agent de votre pays qui suit votre inscription (uniquement si vous avez indiqué un code d’agent, et uniquement l’état de votre inscription)
• Les entreprises turques exposantes (uniquement nom, entreprise, fonction et coordonnées, et uniquement pour les rendez-vous B2B que vous avez confirmés)
• Les prestataires de lieu, d’hôtel et de transfert (uniquement pour les services inclus dans votre formule et dans la mesure nécessaire)
• Les experts-comptables, banques et autorités légales (facturation et obligations légales)

Transferts à l’étranger

Le site web et l’infrastructure des formulaires fonctionnent sur Cloudflare (hébergement) et les e-mails de notification sur Resend (envoi d’e-mails) ; les serveurs de ces prestataires peuvent se trouver hors de Türkiye. Les transferts à l’étranger sont effectués dans le respect des conditions prévues à l’article 9 de la KVKK et, lorsque cela est requis, avec votre consentement explicite.

6. Combien de temps les conservons-nous ?

Vos données sont conservées aussi longtemps que la finalité du traitement l’exige et conformément aux durées légales de conservation :

• Données de demande: supprimées ou anonymisées une fois le forum terminé, les échanges correspondants clos et la finalité du traitement disparue.
• Données contractuelles et de facturation: pendant la durée légale de conservation (10 ans).
• Données de la lettre d’information: jusqu’à votre désabonnement.
• Documents de voyage: supprimés peu après la fin du forum.